REGULAMIN KONFERENCJI
§ 1 Postanowienia ogólne
1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników konferencji pod nazwą
„IN OUT™ Konferencja Marketingowa” organizowanej przez Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu z siedzibą w Toruniu, ul. Włocławskiej 35a/19, 87-100 Toruń, KRS 0000822999; NIP: 956-23-58-177, REGON: 385282365, adres e-mail: kontakt@inout.marketing.
2. Przez następujące określenia w niniejszym Regulaminie rozumie się:
1) Organizator – Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu.
2) Konferencja – IN OUT™ Konferencja Marketingowa odbywająca się w Akademickim Centrum Kultury i Sztuki „Od Nowa” w Toruniu w dniu 25.09.2025 roku.
3) Strona www – oficjalna strona internetowa wydarzenia pod adresem www.inout.marketing.
4) Zamawiający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokonała Rejestracji na Konferencję.
5) Uczestnik – osoba fizyczna, która ma wziąć udział w Konferencji i w odniesieniu do której został wypełniony Formularz zgłoszeniowy.
6) Rejestracja – proces zgłaszania Uczestnika do udziału w Konferencji.
7) Formularz zgłoszeniowy – formularz dostępny na Stronie www.bilety.inout.marketing, za pomocą którego następuje Rejestracja.
8) Potwierdzenie udziału – bilet elektroniczny wysyłany przez Organizatora do Zamawiającego
w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane przez Formularz zgłoszeniowy na Stronie www.bilety.inout.marketing na podany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
9) Cennik oznacza obowiązujący cennik uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej www.inout.marketing .
§ 2 Zgłoszenie Udziału
1. Rejestracja Uczestnika następuje poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego na Stronie www oraz uiszczenie opłaty za udział w Konferencji zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
2. Jeżeli Rejestracji dokonuje osoba inna niż Uczestnik, Zamawiający ponosi odpowiedzialność za prawdziwość przekazywanych informacji. Zamawiający powinien również posiadać udzielone mu przez Uczestnika upoważnienie do przekazania Organizatorowi danych osobowych Uczestnika do ich przetwarzania.
3. Zamawiający zaznacza w Formularzu zgłoszeniowym czy chce otrzymać fakturę VAT.
4. Wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego na Konferencję jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.
5. Po wypełnieniu Formularza zgłoszeniowego Zamawiający dokonuje płatności poprzez system płatniczy Przelewy24 lub klasyczny przelew bankowy zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
6. Po zaksięgowaniu się przelewu Zamawiający otrzymuje Bilet na podany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
7. Jeśli Zamawiający wybrał w Formularzu opcję otrzymania faktury VAT, zostanie ona przesłana wraz z biletem na adres e-mail podany w Formularzu zgłoszeniowym.
§ 3 Uiszczenie opłaty za udział w Konferencji
1. Cennik wskazuje wysokość opłaty za udział w Konferencji jednej osoby.
2. Opłata za udział nie obejmuje kosztów dojazdu Uczestnika do miejsca Konferencji, jego zakwaterowania lub wyżywienia ani żadnych innych kosztów.
3. Opłatę za udział w Konferencji Zamawiający uiszcza poprzez system płatniczy Przelewy24 lub poprzez klasyczny przelew bankowy na konto Organizatora po wypełnieniu Formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie www.
4. Jeśli Zamawiający wybrał w Formularzu opcję otrzymania faktury VAT, wyraża tym samym zgodę na wysyłkę i otrzymanie faktury VAT drogą elektroniczną, na wskazany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
5. Jeżeli po dokonaniu płatności okaże się, że udział Uczestnika w Konferencji jest niemożliwy z uwagi na wyczerpanie limitu miejsc, Organizator wypowiada Zamawiającemu Umowę i niezwłocznie zwraca Zamawiającemu uiszczoną opłatę za udział Uczestnika w Konferencji.
6. Jeżeli opłata za udział w Konferencji nie została uiszczona, a Zamawiający nie wypowiedział lub nie odstąpił od umowy na zasadach określonych w § 7 Regulaminu, Zamawiający pozostaje zobowiązany do zapłaty opłaty w pełnej wysokości niezależnie od faktycznego udziału Uczestnika w Konferencji.
§ 4 Potwierdzenie udziału w Konferencji
1. Potwierdzeniem udziału w Konferencji jest bilet, który Zamawiający otrzymuje drogą elektroniczną na wskazany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail po otrzymaniu przez Organizatora opłaty za udział w Konferencji zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
2. Bilet, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowy wydruk, upoważnia Uczestnika do wejścia na Konferencję.
§ 5 Obowiązki Uczestnika lub Zamawiającego
1. Uczestnik/Zamawiający zobowiązani są zapoznać się oraz przestrzegać Regulaminu.
2. Uczestnik/Zamawiający zobowiązani są do zapoznania się oraz przestrzegania regulaminu korzystania z obiektu, w którym będzie odbywać się Konferencja dostępnego pod linkiem: Regulamin sali kinowo-widowiskowej.
3. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za zgłoszonych przez siebie Uczestników.
4. Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania zgłaszanych przez siebie
Uczestników o treści § 8 Regulaminu. Zamawiający zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności za ewentualne niezrealizowanie przez Organizatora obowiązku informacyjnego o którym mowa w art. 14 RODO.
§ 6 Zmiany w programie Konferencji
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do anulowania uczestnictwa w zakresie dotyczącym poszczególnych Uczestników, jeżeli w trakcie Rejestracji wystąpi błąd systemu komputerowego (np. awaria formularza, która spowoduje błędne naliczenie ceny, itp.)
4. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy Organizator składa za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail Zamawiającego.
5. W przypadku odstąpienia od umowy przez Organizatora, Organizator dokona zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Konferencji na rachunek bankowy z którego opłata ta została dokonana na rzecz Organizatora, w terminie 30 dni roboczych od dnia złożenia oświadczenia o odstąpieniu.
§ 7 Rezygnacja z uczestnictwa
1. Zamawiający może złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
2. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy Zamawiający może złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres kontakt@inout.marketing.
3. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy na minimum 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, Organizator dokona zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Konferencji na rachunek bankowy, z którego opłata ta została dokonana na rzecz Organizatora, w terminie 30 dni roboczych od otrzymania oświadczenia o wypowiedzeniu.
4. W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy na mniej niż 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, zwrot uiszczonej opłaty za udział w Konferencji nie przysługuje.
5. Zamawiający będący konsumentem może odstąpić od umowy bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów w terminie 14 dni od zawarcia umowy.
§ 8 Klauzula informacyjna
1. Administratorem danych osobowych Zamawiających/Uczestników jest Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu z siedzibą w Toruniu przy ul. Włocławskiej 35a/19, 87-100 Toruń, KRS 0000822999;
NIP: 956-23-58-177, REGON: 385282365, adres e-mail: kontakt@inout.marketing (dalej w treści niniejszego paragrafu zwana „Administratorem”).
2. Dane osobowe Zamawiających/Uczestników przetwarzane są w następujących celach Administratora:
a) realizacji zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego;
b) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających np. z prawa podatkowego na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c) RODO przez okres wynikających z przepisów regulujących dany obowiązek,
c) marketingowych oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, do momentu wniesienia przez Zamawiającego/Uczestnika sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie zaistnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów lub praw i wolności Zamawiającego/Uczestnika, lub o ile pomimo sprzeciwu nie zaistnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Odbiorcami danych osobowych Zamawiających/Uczestników mogą być m.in.:
a) dostawcy płatności elektronicznych, o ile Zamawiający zdecyduje się na płatność za ich pośrednictwem,
b) podmioty zapewniające Administratorowi infrastrukturę informatyczną i sieciową,
c) podmioty zapewniające Administratorowi obsługę księgową,
d) inni podwykonawcy Administratora.
4. Dane osobowe mogą być przekazywane i przechowywane w miejscu przeznaczenia znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Mogą być również przetwarzane przez podmioty działające poza EOG, które pracują dla Administratora lub dla jednego z jego podwykonawców.
W takich przypadkach transfer do państwa trzeciego najczęściej odbywa się na podstawie:
a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony tj. Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r., lub innej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
b) lub jeżeli w tym zakresie nie został stwierdzony przez Komisję Europejską odpowiedni stopień ochrony w drodze decyzji, dane będę odpowiednio zabezpieczone za pomocą standardowych klauzul ochrony
o jakich mowa w Decyzji Komisji z dnia 5 lutego 2010 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane mającym siedzibę w krajach trzecich na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady.
W celu uzyskania kopii danych osobowych przekazywanych do państwa trzeciego należy skontaktować się z Administratorem.
5. Zamawiający/Uczestnicy mają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W celu realizacji tych praw należy kontaktować się z Administratorem.
6. Zamawiający/Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają, że przy przetwarzaniu ich danych osobowych doszło do naruszenia przepisów prawa.
7. Podanie przez danych osobowych jest dobrowolne jest jednak ono niezbędne do realizacji Umowy.
§ 9 Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy prawa polskiego.
2. Akceptacja Regulaminu stanowi jednoczesną zgodę na warunki zawarte w polityce prywatności Organizatora.
3. Sądem właściwym dla sporów wynikłych z umowy jest sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 02.05.2025 r.