Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników konferencji pod nazwą „IN OUT™ Konferencja Marketingowa” organizowanej przez Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu z siedzibą w Toruniu, ul. Włocławskiej 35a/19, 87-100 Toruń, KRS 0000822999; NIP: 956-23-58-177, REGON: 385282365, adres e-mail: kontakt@inout.marketing.
Przez następujące określenia w niniejszym Regulaminie rozumie się:
Organizator – Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu.
Konferencja – IN OUT™ Konferencja Marketingowa odbywająca się w Akademickim Centrum Kultury i Sztuki „Od Nowa” w Toruniu w dniu 22.10.2026 roku.
Strona www – oficjalna strona internetowa wydarzenia pod adresem www.inout.marketing.
Zamawiający – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która dokonała Rejestracji na Konferencję.
Uczestnik – osoba fizyczna, która ma wziąć udział w Konferencji i w odniesieniu do której został wypełniony Formularz zgłoszeniowy.
Rejestracja – proces zgłaszania Uczestnika do udziału w Konferencji.
Formularz zgłoszeniowy – formularz dostępny na Stronie www.bilety.inout.marketing, za pomocą którego następuje Rejestracja.
Potwierdzenie udziału – bilet elektroniczny wysyłany przez Organizatora do Zamawiającego w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane przez Formularz zgłoszeniowy na Stronie www.bilety.inout.marketing na podany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
Cennik oznacza obowiązujący cennik uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej www.inout.marketing .
§2 Zgłoszenie Udziału
Rejestracja Uczestnika następuje poprzez wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego na Stronie www oraz uiszczenie opłaty za udział w Konferencji zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
Jeżeli Rejestracji dokonuje osoba inna niż Uczestnik, Zamawiający ponosi odpowiedzialność za prawdziwość przekazywanych informacji. Zamawiający powinien również posiadać udzielone mu przez Uczestnika upoważnienie do przekazania Organizatorowi danych osobowych Uczestnika do ich przetwarzania.
Zamawiający zaznacza w Formularzu zgłoszeniowym czy chce otrzymać fakturę VAT.
Wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego na Konferencję jest jednoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem zgodnie z niniejszym Regulaminem. Oznacza również akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.
Po wypełnieniu Formularza zgłoszeniowego Zamawiający dokonuje płatności poprzez system płatniczy Przelewy24 lub klasyczny przelew bankowy zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
Po zaksięgowaniu się przelewu Zamawiający otrzymuje Bilet na podany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
Jeśli Zamawiający wybrał w Formularzu opcję otrzymania faktury VAT, zostanie ona przesłana wraz z biletem na adres e-mail podany w Formularzu zgłoszeniowym.
§3 Uiszczenie opłaty za udział w Konferencji
Cennik wskazuje wysokość opłaty za udział w Konferencji jednej osoby.
Opłata za udział nie obejmuje kosztów dojazdu Uczestnika do miejsca Konferencji, jego zakwaterowania lub wyżywienia ani żadnych innych kosztów.
Opłatę za udział w Konferencji Zamawiający uiszcza poprzez system płatniczy Przelewy24 lub poprzez klasyczny przelew bankowy na konto Organizatora po wypełnieniu Formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie www.
Jeśli Zamawiający wybrał w Formularzu opcję otrzymania faktury VAT, wyraża tym samym zgodę na wysyłkę i otrzymanie faktury VAT drogą elektroniczną, na wskazany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail.
Jeżeli po dokonaniu płatności okaże się, że udział Uczestnika w Konferencji jest niemożliwy z uwagi na wyczerpanie limitu miejsc, Organizator wypowiada Zamawiającemu Umowę i niezwłocznie zwraca Zamawiającemu uiszczoną opłatę za udział Uczestnika w Konferencji.
Jeżeli opłata za udział w Konferencji nie została uiszczona, a Zamawiający nie wypowiedział lub nie odstąpił od umowy na zasadach określonych w § 7 Regulaminu, Zamawiający pozostaje zobowiązany do zapłaty opłaty w pełnej wysokości niezależnie od faktycznego udziału Uczestnika w Konferencji.
§4 Potwierdzenie udziału w Konferencji
Potwierdzeniem udziału w Konferencji jest bilet, który Zamawiający otrzymuje drogą elektroniczną na wskazany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail po otrzymaniu przez Organizatora opłaty za udział w Konferencji zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
Bilet, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowy wydruk, upoważnia Uczestnika do wejścia na Konferencję.
§5 Obowiązki Uczestnika lub Zamawiającego
Uczestnik/Zamawiający zobowiązani są zapoznać się oraz przestrzegać Regulaminu.
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad porządkowych, bezpieczeństwa oraz regulaminu obowiązującego na terenie Akademickiego Centrum Kultury i Sztuki „Od Nowa” w Toruniu, a także do stosowania się do poleceń Organizatora oraz obsługi obiektu.
Zamawiający ponosi odpowiedzialność za zgłoszonych przez siebie Uczestników.
Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania zgłaszanych przez siebie Uczestników o treści § 8 Regulaminu. Zamawiający zobowiązuje się zwolnić Organizatora z odpowiedzialności za ewentualne niezrealizowanie przez Organizatora obowiązku informacyjnego o którym mowa w art. 14 RODO.
Uczestnik zobowiązany jest do zachowania się w sposób niezakłócający przebiegu Konferencji oraz nieutrudniający udziału pozostałym uczestnikom. Organizator ma prawo odmówić dalszego udziału w Konferencji osobie naruszającej zasady bezpieczeństwa, porządek wydarzenia lub powszechnie przyjęte normy współżycia społecznego. W takim przypadku uczestnikowi nie przysługuje zwrot opłaty za udział.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Uczestników bez nadzoru ani za ich utratę lub uszkodzenie, chyba że odpowiedzialność wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
§6 Zmiany w programie Konferencji
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji.
Organizator zastrzega sobie prawo do anulowania uczestnictwa w zakresie dotyczącym poszczególnych Uczestników, jeżeli w trakcie Rejestracji wystąpi błąd systemu komputerowego (np. awaria formularza, która spowoduje błędne naliczenie ceny, itp.)
Oświadczenie o odstąpieniu od umowy Organizator składa za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail Zamawiającego.
W przypadku odstąpienia od umowy przez Organizatora, Organizator dokona zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Konferencji na rachunek bankowy z którego opłata ta została dokonana na rzecz Organizatora, w terminie 30 dni roboczych od dnia złożenia oświadczenia o odstąpieniu.
§7 Rezygnacja z uczestnictwa
Zamawiający może złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy Zamawiający może złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres kontakt@inout.marketing.
W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy na minimum 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, Organizator dokona zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Konferencji na rachunek bankowy, z którego opłata ta została dokonana na rzecz Organizatora, w terminie 30 dni roboczych od otrzymania oświadczenia o wypowiedzeniu.
W przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy na mniej niż 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, zwrot uiszczonej opłaty za udział w Konferencji nie przysługuje.
Zamawiający będący konsumentem może odstąpić od umowy bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów w terminie 14 dni od zawarcia umowy.
Prawo odstąpienia, o którym mowa w ust. 5, nie przysługuje, jeżeli Konferencja odbędzie się przed upływem 14 dni od zawarcia umowy, a Zamawiający wyraził zgodę na udział w wydarzeniu w tym terminie.
Zamawiający może przenieść prawo uczestnictwa na inną osobę bez dodatkowych opłat.
Zmiana uczestnika wymaga przesłania informacji na adres kontakt@inout.marketing najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem Konferencji.
Organizator potwierdzi zmianę uczestnika drogą elektroniczną.
§8 Reklamacje
Zamawiający ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą procesu rejestracji, zakupu biletu lub organizacji Konferencji.
Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Zamawiającego oraz opis zgłaszanych zastrzeżeń.
Organizator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania.
O sposobie rozpatrzenia reklamacji Organizator poinformuje Zamawiającego drogą elektroniczną.
§9 Klauzula informacyjna
Administratorem danych osobowych Zamawiających/Uczestników jest Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu z siedzibą w Toruniu przy ul. Włocławskiej 35a/19, 87-100 Toruń, KRS 0000822999; NIP: 956-23-58-177, REGON: 385282365, adres e-mail: kontakt@inout.marketing (dalej w treści niniejszego paragrafu zwana „Administratorem”).
Dane osobowe Zamawiających/Uczestników przetwarzane są w następujących celach Administratora:
realizacji zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przez okres czasu odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego;
realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających np. z prawa podatkowego na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c) RODO przez okres wynikających z przepisów regulujących dany obowiązek,
marketingowych oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, do momentu wniesienia przez Zamawiającego/Uczestnika sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie zaistnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów lub praw i wolności Zamawiającego/Uczestnika, lub o ile pomimo sprzeciwu nie zaistnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Odbiorcami danych osobowych Zamawiających/Uczestników mogą być m.in.:
dostawcy płatności elektronicznych, o ile Zamawiający zdecyduje się na płatność za ich pośrednictwem,
podmioty zapewniające Administratorowi infrastrukturę informatyczną i sieciową,
Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU–US Data Privacy Framework), standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów przewidzianych przepisami prawa.
Zamawiający/Uczestnicy mają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W celu realizacji tych praw należy kontaktować się z Administratorem.
Zamawiający/Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uznają, że przy przetwarzaniu ich danych osobowych doszło do naruszenia przepisów prawa.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak jest niezbędne do realizacji Umowy.
§10 Utrwalanie przebiegu Konferencji i wykorzystanie wizerunku
Organizator informuje, że podczas Konferencji IN OUT™ mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania wideo w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, promocyjnych i archiwizacyjnych.
Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w materiałach Organizatora, w szczególności na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach drukowanych oraz nagraniach wideo związanych z Konferencją.
Wizerunek Uczestnika może być wykorzystany bez odrębnej zgody, gdy stanowi jedynie szczegół całości (np. ujęcia grupowe, publiczność).
W przypadku nagrań indywidualnych wypowiedzi, wywiadów lub sesji zdjęciowych, w których Uczestnik bierze udział świadomie i dobrowolnie, Organizator może poprosić o dodatkową zgodę na rozpowszechnianie wizerunku.
Administratorem danych osobowych w postaci wizerunku jest Stowarzyszenie Przyjaciele Marketingu z siedzibą w Toruniu, ul. Włocławska 35a/19, 87-100 Toruń, e-mail: kontakt@inout.marketing. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Organizatora polegającego na promocji i dokumentowaniu Konferencji.
Uczestnikowi przysługuje prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§11 Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy prawa polskiego.
Akceptacja Regulaminu stanowi jednoczesną zgodę na warunki zawarte w polityce prywatności Organizatora.
W przypadku sporów wynikłych z umowy z Zamawiającym będącym przedsiębiorcą – sądem właściwym będzie sąd właściwy dla siedziby Organizatora. W przypadku sporów z Zamawiającym będącym konsumentem – właściwy będzie sąd zgodny z przepisami prawa.